La géolocalisation des véhicules d’entreprise Protégez la vie privée de vos employés

• Dans quels cas sont utilisés les dispositifs de géolocalisation dans les voitures d’entreprise?
• Quels sont les droits de l’employeur?
• Quels sont les devoirs de l’employeur?
• Quelles sont les restrictions pour l’employeur?
• Que risque l’empoyeur en cas de non-respect des critères

La géolocalisation des salariés, un sujet sensible dans un ère ou la protection des données devient de plus en plus stricte et surveillée. Les entreprises cherchent à optimiser la gestion de flotte et réduire les coûts, mais le comité d’entreprise ou encore le délégué du personnel cherche à protéger la vie privée des employés. Le dilemme est bel et bien présent: Comment doit-il procéder sans porter atteinte aux droits fondamentaux édictés par le Code du travail?

Dans quels cas sont utilisés les dispositifs de géolocalisation dans les voitures d’entreprise?

Généralement le but de ce type de dispositif est d’optimiser la gestion de flotte afin de satisfaire au mieux les client, pour réduire les coûts ou dans certains cas le dispositif de géolocalisation assure même la sécurité des employés, dans le domaine des transports de fonds par exemple. Des entreprises qui bénéficient de la géolocalisation sont en majorité les entreprises dont les salariés sont mobiles: services de livraison ou de réparations, taxis, entreprises de transport, ambulances, commerciaux, etc.

Quels sont les droits de l’employeur?

En tant qu’employeur, quelles sont vos droits? La CNIL les a clairement défini, vous avez le droit de:

• Suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services directement liée à l’utilisation du véhicule. Par exemple: les ambulances dans le cadre de la dématérialisation de la facturation de l’assurance maladie.
• Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge, et notamment retrouver le véhicule en cas de vol. Par exemple, avec un dispositif inerte activable à distance à compter du signalement du vol.
• Mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence. Par exemple : identifier l’employé le plus proche d’une panne d’ascenseur ou l’ambulance la plus proche d’un accident.
• Accessoirement, suivre le temps de travail, lorsque cela ne peut être réalisé par un autre moyen.
• Respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés.
• Contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule définies par l’employeur.

Quels sont les devoirs de l’employeur?

Avant de mettre en place un dispositif de géolocalisation des véhicules de l’entreprise, l’employeur doit:

1. effectuer une déclaration préalable à la CNIL
2. consulter le comité d’entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel
3. informer individuellement les salariés concernés sur la finalité du système, les données traitées, leur durée de conservation, les destinataires de ces données, leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition.
4. donner aux employés l’accès aux données les concernant enregistrées par l’outil (dates et heures de circulation, trajets effectués, etc).

Quelles sont les restrictions pour l’employeur?

La CNIL a également définit les utilisations à exclure. Un dispositif de géolocalisation installé dans un véhicule mis à la disposition d’un employé ne peut pas être utilisé pour contrôler le respect des limitations de vitesse ou pour contrôler un employé en permanence. L’employeur n’as pas le droit de suivre un employé disposant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements, de suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat ou encore de suivre l’employé pour calculer le temps de travail des employés alors qu’un autre dispositif est déjà en place. Il faut retenir également que lorsque l’employé est autorisé à utiliser son véhicule à des fins privées, l’employeur ne peut suivre l’employé en dehors de son temps de travail. Par ailleurs, la CNIL recommande que les dispositifs de géolocalisation installés sur les voitures de fonction disposent d’un système d’interrupteur aussi appelé “bouton vie privée” permettant aux salariés de désactiver la géolocalisation et ainsi de préserver leur vie privée.

Que risque l’employeur en cas de non-respect des critères?

Le non-respect des critères entraîne des sanctions et pénalités pour l’employeur. Si l’employeur omet de déclarer ses intentions de mettre en place la géolocalisation il risque 5 ans d’emprisonnement et d’une amende de 300 000 €. En matière civile, le défaut de déclaration frappe la géolocalisation d’inopposabilité aux salariés.